Mi írtuk!
Szakmai cikkek

how to create a web page

Egy projektmenedzser naplója

2020.06.16. Remsei Rita
Hogy is néz ki egy eredményes tanulási folyamat a résztvevő szemével?


Hol a kulcsom? Valahova ide tettem. Nem késhetek el, ha két hete könyörgöm az ügyfélnek ezért az időpontért! Mondjuk valaki most már elismerhetné, hogy mennyi időt és energiát teszek a projektekbe. Jól esne, ha értékelnék, hogy mindent beleadok egy-egy háznál, és így a világ legboldogabb ügyfeleit tudhatom magaménak! Csak a luxus. Prémium minőség. Az alá nem is megyek. De nem ám! Ó, megvan, a tervrajzokon volt, hol máshol. Gabi, a főnököm hív telefonon, felveszem, miközben parkolok. Holnap megbeszélés, valami fontos. Jó, jó. Lerendezem a bizniszt, az ügyfél boldog, mint mindig.

Másnap reggel még nem ér le bennem az első kávé, mikor elkezdődik a meeting, és Gabi előáll a stratégiai változással: mától nem csak luxusotthonokat teremtünk és adunk el, hanem alacsonyabb kategóriájú házak is a palettánkra kerülnek. Alacsonyabb kategóriájú? Még ízlelgetem a gondolatot, de leginkább nem tetszik. Ez egy teljesen más piac, más igényekkel és szabályokkal. Tovább hallgatom a véget nem érő változásokról beszélő Gabit: “szorosabb határidők...”, “bónuszra is, de pénzbírságra is lehet számítani...”, “sorsközösség”, “...időnyomás”, “...a kivitelezők”, “konfliktus...” Ebből egy dolog jut el igazán hozzám: ez nem lesz egyszerű menet.

A délutáni négyszemközti beszélgetés során világossá válik számomra, hogy projektmenedzserként én felelek majd azért, hogy minden időben elkészüljön, a lehető legjobb minőségben. Gabi arra is felhívja a figyelmem, hogy az új stratégiai célkitűzések következtében szorosabb együttműködésre, és egy tavalyi esethez hasonló konfliktusokra kell számítanom az alvállalkozókkal, kivitelezőkkel. (Itt megjegyezném, hogy erre a tavalyi esetre éjszakáim mentek, így a kilátások nem kecsegtetőek). Kikéri a véleményem, hogy mit lenne érdemes másképp csinálnom, van-e valami, amiben fejlődni szeretnék, és amiben támogatásra lenne szükségem. Jólesik az érdeklődése. Ilyen lehet, amikor egy főnök valóban figyel.

Gabi már másnap hívott, hogy lesz egy képzési folyamat, ami segíthet nekem felkészülni az új kihívásokra: segíthet a problémamegoldási és tárgyalási készségek elsajátításában, megerősítésében. Nahát! Tényleg komolyan gondolta a tegnapit! Örülök a lehetőségnek. Ha jobban belegondolok, valóban hasznos lenne, ha tudnám ezeket a készségeimet fejleszteni, és magabiztosabbá válnék projektmenedzserként, főleg most, amikor komoly bírságokat varrhatnak a nyakunkba, ha nem tudom tartatni az alvállalkozókkal a határidőket. Mondjuk nem tudom, hogy fog beleférni az időmbe ez a képzés.

Már egy hónap eltelt a képzési folyamatból, közben beütött a kánikula és tegnap ért véget az első személyes tréning: egy kétnapos workshop. Hú, mennyi minden történt ez alatt az időszak alatt! Az elején nagyon meglepett, hogy ez nem csak a megszokott két napos bentlakásos tréning lesz, hanem egy több hónapos folyamat, rengeteg feladattal, készüléssel és egyeztetéssel. Visszatekintve azt kell mondanom, hogy nekem is és a többi résztvevő kollégának is szüksége van erre az időre, hogy beletanuljunk ebbe az új helyzetbe. Nagyon motiváló a képzés szokatlan felépítése. Azzal kezdtünk, hogy a CEO elmagyarázta az új stratégiát, Gabival pedig négyszemközt átbeszéltük a kérdéses pontokat. Gabi szorosan itt van velem ebben a folyamatban. A folyamat elején segített végig gondolni a céljaimat (elkészítettük ugyanis az ún. Programeredmény-tervezőt), és előre felkészülni arra, hogy milyen helyzetekben kell majd nekem ezeket alkalmazni.

A többi projektmenedzserrel szépen lassan összecsiszolódunk, akikkel eddig inkább egymástól függetlenül dolgoztunk. Nagy felismerés volt az, hogy milyen sokat tudunk tanulni egymás eseteiből. Együtt szoktunk ebédelni, a képzést támogató online felületen pedig megosztjuk egymással a céljainkat, a tapasztalatainkat, és azokat az érdekes cikkeket, amiket olvasunk.. Ugyanígy beszélünk a kétségeinkről is. Jó érzés, hogy nem vagyok egyedül, és nem csak én vagyok feszült ettől az új helyzettől. Haladunk.

Leginkább a kávészünetben, illetve a délutáni nyugodtabb órákban van időm a modulok videóit nézni, illetve ilyenkor intézem a kisebb feladatokat is: például interjút készítettem olyan projektmenedzserekkel, akik már az új stratégia mentén dolgoznak (és akik adtak pár jó tippet az alvállalkozók kezelésére). A barátaimnak is meséltem a program felépítéséről, és büszkeség töltött el, amikor azt éreztem rajtuk, hogy egy kicsit irigykednek. 

A kétnapos workshop már nem az elméletről szólt, szerepjátékokkal gyakoroltunk, eseteket oldottunk meg, szimulációs játékot játszottunk (az én csapatom nyert!!), és megtervezve a következő heteket létrehoztuk az első ház projekttervét. Jól ment a gyakorlás, és kíváncsi vagyok, hogy megy majd a saját ügyfeleimnél, szerintem ők nehéz esetek lesznek. Hullafáradtan dőlök ágyba, hétfőn megyek az első megbeszélésre egy alvállalkozóval.

Hétfő reggel, kapkodás, nincs szükségem kávéra, éber vagyok, mint egy horrorfilm után. Feszültséget érzek, de megnyugtat, hogy Gabi is ott lesz, hogy segítsen, ha kell. Egy igazán kötözködő, kibúvókat kereső, agresszív embert kell ma meggyőznöm, hogy vegye előre a vízvezetékszerelési munkát, hogy határidőre készen legyünk és elkerüljük a bírságot. Nem könnyíti meg a dolgom az alvállalkozó, de végül beadja a derekát. Több trükköt is kipróbáltam a tanultakból, Gabi pedig ad nekem a végén visszajelzést, miben tudnék még fejlődni. Este büszkén meg is írom a felületre a többi projektmenedzsernek a sikeremet! Péterrel, a tanulópárommal másnap átbeszéljük az esetet, tök jó kérdései vannak. Úgy tűnik, hogy a nyertes-nyertes megoldásokat kell keresni az alvállalkozókkal, ez a technika működik a leginkább.

További próbálkozásokkal és esetmegosztással telnek a hetek. Úgy számolom, hogy kb. heti 1 órát töltök a felületen. Meglepő, de simán belefér a mindennapokba, és szívesen is szánom rá az időt: olvasom a többiek élményeit, megjegyzéseket fűzök hozzájuk és Péterrel átbeszéljük néha a saját tárgyalásainkat. Nagyon hasonlóak a problémáink – jó, hogy nem vagyok ebben egyedül, bár már kezdem magam egyre magabiztosabbnak érezni. A legújabb, hogy elmegyünk egymás tárgyalásaira, belenézünk egymás munkáiba, és a tanult szempontok alapján visszajelzést adunk egymásnak és kapunk mi is (rém hasznos!).

Mivel egyre inkább úgy éreztem, hogy sínen vagyok, váratlanul ért a nagy pofon: a szokásos kedd reggel, az eső szakad, én épp azon tűnődöm, vajon eddig tartott-e a nyár, mikor megérkezik a hír: egy alvállalkozóm kilépett a munka kellős közepén. Gabi segítségével próbáltam kezelni a helyzetet, de a döntést már nem lehetett megváltoztatni. Ez most kemény tanulópénz. Gabival levontuk a tanulságokat: minden szerződéskötésnél egyeztetem az elvárásokat az alvállalkozókkal, hogy ilyen meglepetés ne érjen legközelebb. Este elmentem futni, hogy levezessem a nap terhét, de közben megfogalmazódott bennem, hogy ezt mindenképpen megosztom a tanulócsoporttal is, hogy mások ne járjanak így. Nagyon jólesett az a bátorítás és támogatás, amit kaptam tőlük.

A vége felé járunk a folyamatnak. Határozottan ősz van. Nagyon távolinak tűnik az, amikor ennek az egész képzési folyamatnak nekivágtunk. Kíváncsi lettem, mit gondolnak rólam az alvállalkozók., Mivel ez is része a folyamatnak, Gabival találkoztunk néhányukkal, és visszajelzést kértünk tőlük a munkámra vonatkozóan. Szorongva ültem a székben, korábban ilyen visszajelzésre nem volt példa. „Akasztják a hóhért” érzésem volt, de Gabi nagyon jól vezette a beszélgetést: “nem kérem ki a véleményüket”, “nem figyelek eléggé az ötleteikre”. Nagyon nehéz volt ezt hallgatni, de estére eljutottam odáig, hogy talán igazuk van. Fájdalmas felismerés.

A visszajelzések alapján újabb modulokat vettem fel: bizalomépítés és kommunikáció témákban kezdtem el videókat nézni. Voltak hozzá gyakorlatok, és kaptam egy mentort is. Andreát, aki nagyon támogató volt, és rengeteget segített. Számomra ijesztően lassan (több hét elteltével), de elkezdtek változni a vállalkozók visszajelzései. Most már észreveszem, ha visszahúzódom, és tudatosan figyelek arra, hogy kérdezzek tőlük, és meghallgassam a tanácsaikat.

A képzés zárásakor már csíp a decemberi fagy, fogvacogva érkezem a teljes szervezetet érintő meetingre. Mindenki ott van. Nahát, milyen sokan lettünk az elmúlt egy évben! A CEO nagyon elégedett a számokkal, a határidők betartásával, az alvállalkozók attitűdjével és a projektmenedzserek fejlődésével. Mindenki boldog. Én is az vagyok. Érzem a változást. Büszke vagyok arra a sok energiára, amit folyamatosan beletettem és természetesen az elért eredményeimre is! Szinte a mindennapok részévé vált ez a tanulócsoport, szerintem ezután is meg fogjuk osztani a felületen az eseteinket, hiszen még mindig nagyon sokat kell erről a piacról és az ügyfelekről tanulnunk, egyénileg és szervezeti szinten is.

A fenti történet az alábbi könyv egyik esettanulmányára épült: Robert O. Brinkerhoff, Anne M. Apking, Edward W Boon: Improving performance through learning
Megrendelhető itt.

Eredményes tanulási módszer

2020.06.04.
Kihívások a tréningek során 

Kutatások bizonyítják, hogy mindössze a résztvevők 15%-a alkalmazza a tréningen megtanultakat a mindennapi munkájában, úgy, hogy annak pozitív hatása lesz a szervezetre. 70% megpróbálja, de motiváció és segítség hiányában nem jár sikerrel, 15% pedig meg sem próbálja hasznosítani a tanultakat.

A Flow válasza
Mi a Flowban mindig is arra törekedtünk, hogy a tréningjeinken a lehető legteljesebb legyen a tudásátadás, ezért olyan tanulási folyamatokat tervezünk, amelyek eredményeként a résztvevők magabiztosan és tartósan tudják használni a mindennapokban azokat a készségeket, amik a kiváló teljesítményhez és az üzleti célok eléréséhez kellenek. 

Eredményes tanulási módszer (High Performance Learning Journey)
A valós viselkedésváltozás elérése érdekében a tanulási folyamatainkat ötféleképpen terjesztettük ki:
• Időben (a tanulást összefüggő folyamattá tettük),
• Térben (a folyamatban munkavégzés közbeni, társas és virtuális tanulás egyaránt szerepel)
• Kapcsolatokban – vagyis a felelősség megerősítésében (a vezetőket és a kollégákat iis bevonjuk a tanulási folyamatba)
• Eszközök és módszerek tekintetében (tanulási segédlet, e-learning, gamification)
• Üzleti kapcsolódás szempontjából (a tanulás eredményességét specifikus, mérhető KPI-okhoz kötjük)
A tanulási folyamat során lehetőséget biztosítunk a résztvevőknek arra, hogy a készségeket egyre nehezedő helyzetekben fejlesszék és gyakorolják. Úgy alakítjuk a folyamatot, hogy segítse a készségek alkalmazását azokban a helyzetekben, amik igazán fontosak a munkahelyi környezetben.

A négy kulcselem
A tanulási folyamatokban a valós viselkedésváltozást a négy kulcselem segítségével érjük el. Az első elem a résztvevők elköteleződésének megteremtése a folyamatra, amelynek során a résztvevők átgondolják, hogy a saját befektetésük, hogyan térül meg a szervezet és saját maguk számára. A második elem az elméleti alapozás, amelynek során a résztvevők a készségek fejlesztéséhez szükséges elméleti alapokat ismerik meg. A harmadik elem a gyakorlás a tréning során, ahol a résztvevők folyamatos visszajelzést kapnak a trénerektől. Végül a negyedik elem az elért eredmények megszilárdítása, hogy a résztvevő rendelkezzen a további fejlődéshez szükséges eszközökkel.

Online tanulástámogató eszközök
Azt mondják, amit megmérnek, az megvalósul. A képzés-fejlesztési programjainkban olyan online tanulástámogató eszközökkel támogatjuk, amik az új viselkedésformákat láthatóvá teszik, a résztvevőket motiválják, a vezetőiket pedig bevonja a folyamatba, sőt, a tréning hatását is egyértelműen láthatóvá teszik.

Home office vagy "FOMO" office?

2020.05.15.
Miből maradunk ki, ha mindenki otthon van?

"Annyi minden zajlik, folyamatosan úgy érzem, hogy lemaradok, kimaradok, elmulasztok valamit.”
“Olyan gyorsan zajlik a digitális átállás, hogy nem vagyok benne biztos, hogy le fogom tudni követni.”
“A megbeszéléseken inkább csak hallgatok, mert nem tudom, hogyan szólaljak meg, mások ebben sokkal előrébb vannak.”
"Megállás nélkül jönnek a jobbnál jobb cikkek, ingyenes webinarok, amiken részt lehetne venni, de képtelenség mindent elolvasni, megnézni.”
"Annyi projekt fut egyszerre, hogy nem tudom követni.” 

A fenti mondatok kollégáink szájából hangoztak el az utóbbi hetek informális online meetingjein, általában egy jó adag sóhaj kíséretében. Ismerősek ezek a megélések? Vagy éppen, hogy meglepőek?
Már egy ideje foglalkoztat bennünket a kérdés, hogy a jelenlegi karanténos, otthonról dolgozós lét hogyan hat a FOMO érzésünkre: felerősítette-e, vagy épphogy eltüntette azt, és ha megjelenik a FOMO, milyen formákat ölt?

FOMO
A FOMO betűszó az angol „Fear of Missing Out” kezdőbetűiből jött lére, és azt a jelenséget ragadja meg, amikor attól félünk, hogy kimaradunk valami jelentős (vagy abban a pillanatban annak vélt) eseményből – legyen az egy jó sörözés a haverokkal, egy izgalmas új projekt, vagy egy facebook poszt. Habár napjainkban a kutatások gyakran a közösségi médiával hozzák összefüggésbe, a FOMO már akkor is stresszt okoz, ha telefonon értesülünk arról, amiből éppen kimaradunk.  
A FOMO-t mindannyian megtapasztaljuk életünk során. A mértéke sok mindentől függhet – alacsony önbizalom, alacsony autonómia, erős igény a folyamatos külső visszacsatolásra –, de talán mondhatjuk univerzális élménynek.
Sőt, Robert Moyzis biokémikus egyenesen azt állítja, a népvándorlást is a FOMO-nak köszönhetjük: őseink Afrikából egészen Eurázsiáig vándoroltak, hogy megnézzék, történik-e valami izgalmasabb arrafelé.

Karantén – a valós kimaradás
Kilenc hete tart a szükségállapot, kilenc hete maradunk otthon, ha tudunk. Nézzük hát: hogyan hat a FOMO-ra a karantén, amikor mindannyian otthon ragadtunk! Nem is olyan egyértelmű erre a kérdésre a válasz.  
Ebben a helyzetben átalakulhat a FOMO: amit átélünk az inkább a ROMO – Reality of Missing Out, azaz a valós kimaradás. A FOMO esetén attól félünk, hogy kimaradunk valamiből, a ROMO esetén tudjuk, hogy kimaradunk dolgokból. Ezek a hetek már nem jönnek vissza, a tavasz sem kezdődik el újból a kedvünkért, és rengeteg dolog nem történik meg, amit normális körülmények között átélnénk. Annyi vigaszunk lehet, hogy ebben nem vagyunk egyedül, ezért talán kevésbé fáj: senki nem mehet sehová, más se jár koncertre, nem maradunk le egy spontán péntek esti sörözésről sem.

No de akkor mi szüli a bevezetőben idézett mondatokat? Miből maradunk ki mégis, amikor mindenki otthon van?
• Megélhetjük a FOMO-t abban a lehetőség dömpingben, ami az online térben ömlik ránk: járhatunk virtuálisan múzeumba és színházba, részt vehetünk a Facebookon élő koncerteken, jobbnál jobb szakmai webinarokat hirdetnek, ingyenes online edzéseket tesznek elérhetővé... képtelenség minderre időt szánni.
• Erősítheti a kimaradásérzésünket, ha nem megy olyan könnyen a digitális átállás: kínosan érezhetjük magunkat, amikor a monitor előtt ülve kezünket hagyományosan feltéve jelentkezünk, ahelyett, hogy digitálisan egy gombnyomással jeleznénk, hogy szólni szeretnénk.
• Nincs az irodában spontán összefutás, közös ebéd, egymásnak laza beköszönés. Ha valaki izoltáltabb munkakörben dolgozik, nem vesz részt folyamatosan meetingeken, még magányosabbnak érezheti magát, mint egyébként.
• Valós félelmünk is táplálhatja a FOMO-t: ha a cégnél leépítés lesz, vajon én kerülök lapátra? Mit tegyek azért, hogy a tűzhöz közel maradjak, hogy a helyemet bebiztosítsam?
A releváns szakirodalom fent leírt válaszain túl, körülnéztünk a saját házunk táján is. Egy mini kutatás keretében megkérdeztük a kollégáinkat, mennyire észlelik magukon a jelenséget, miben érik tetten, és hogyan kapcsolódik bennük a FOMO ehhez a még soha meg nem tapasztalt helyzethez, amelyben most vagyunk.

A Flow-s FOMOffice
Mint a felbolydult méhkas, úgy zsizsegtünk az első hetekben. Abban egyetértettünk, hogy mint Flow villámgyorsan váltottunk arra, hogy valami újat kell csinálnunk. De mi sem vagyunk egyformák: megjelentek, sőt, felerősödtek különbözőségeink. A húzóembereink nagyon gyorsan léptek, ők már szinte másnap úgy ébredtek, hogy ezer ötletük volt arra, hogy – az online tréningek otthoni felvételétől a virtuális kocsmázásig – mi mindent tehetünk. És voltak, akik lassabban váltottak át az új működésre, és időre volt szükségük ahhoz, hogy felvegyék újból a ritmust. Ahogy hirtelen ezernyi belső meeting zajlott párhuzamosan, számos kis projektcsapat alakult különböző témákban, könnyen érezhették azt többen is: ha kimaradok, lemaradok. 

A mini kutatásban felmértük, miben érhető tetten a Flow-sok körében a FOMO. Az első két helyen, mint elszalasztott lehetőség a szakmai fejlődésben való lemaradás és az izgalmas projektekből való kimaradás áll. Daniel Kahneman és Amos Tversky közös munkája óta tudjuk, hogy a döntéseinknél a kihagyott lehetőségek miatt érzett veszteség jelentősebb, mint annak az előnye vagy pozitívuma, amit végül választottunk. Így nem véletlenül fáj nekünk is az a legjobban, hogy nem jut időnk minden szembejövő szakmai cikkre, videóra, és online konferenciára, és hogy nem tudunk minden ügyfél- és belső projektben benne lenni, ötletelni és közösen gondolkodni.

A harmadik legjelentősebb félelemünk az, hogy kimaradunk az emberi kapcsolatokból. Hiányzik nekünk az irodai lét, a poénok, a kapcsolódások, és hiányoznak az ügyfelek is. 😊 És végül, de nem utolsó sorban azt sajnáljuk, hogy elmaradnak családi események, koncertek, előadások, nem utazunk, kevesebbet ölelünk, és nem nézhetünk egymás szemébe. Kicsit úgy hangzik, mintha magáról az életről maradnánk le, miközben az élet pontosan ott zajlik, ahol éppen vagyunk.

Mérésünk szerint a félelem érzés (FOMO) és az új helyzethez való alkalmazkodás mikéntje között nincs alapvető összefüggés (korreláció). Vagyis, attól, hogy félünk a kimaradástól, még meg tudunk birkózni helyzettel. Sőt! A tapasztalatok azt mutatják, hogy a félelem sokunkat inkább előre hajt és élenjáróvá tesz az újításokban, néhányunkat viszont lelassít és befelé fókuszálásra inspirál – ezzel együtt inkább a „száguldunk és félünk” szlogen tűnik relevánsnak. A FOMO hatását tehát inkább az érzelmeinken, mint a cselekvőképességünkön érjük tetten.

Túllendülés
Nem hisszük, hogy van univerzális gyógymód vagy tuti recept arra, hogyan lehet vagy hogyan érdemes ebben a helyzetben alkalmazkodni és túllendülni, mert ahányan vagyunk, annyiféle stratégiát dolgozunk ki. Mindazonáltal sok közös vonást fedeztünk fel azonban abban, hogy kinek mi segített leginkább a kezdeti időszakban. 

A leggyakrabban az elfogadás és az elengedés jött elő: nem rágódunk olyanon, amire nincs ráhatásunk; elfogadjuk, hogy nem tudunk olyan magas energiaszinttel pörögni, mint előtte, vagy időt adunk magunknak, hogy az új helyzettel megtaláljuk a közös hangot. Az érzelmi tudatosság és az öngondoskodás is nagy szerepet játszott ebben az időszakban (szembenézés, sport, relaxáció, meditáció stb.). És sokat segített, hogy aktívan kerestük az új fókuszt, célokat és priorizáltunk – ezt tettük egyrészt a munkában, másrészt a belső facebook csoportunkban: megszaporodtak a képek a kiskertekről, balkonládákról és a házilag sütött pogácsákról is.
Bármily szépen is hangzik mindez, biztosak vagyunk abban, hogy nekünk sem sikerült minden elsőre, és a bukdácsolásainkból is egy szép hosszú cikket lehetne írni, de a szándék és a saját döntéseink iránt érzett felelősség irányt mutat, és erőt ad a mindennapokhoz.

Nyereségeink
Egy ilyen időszakban talán jobban fókuszálunk a minket ért veszteségekre, vagy arra, miből maradunk ki. Így most tudatosan nézzük meg az érem másik oldalát! Flow-n belüli kutatásunk alapján mi leginkább ezeket látjuk a jelen helyzet pozitívumainak:

1. Örömet lelünk abban, hogy új dolgokat tanulhatunk – legyen az egy hatékonyabb virtuális-digitális módszer, magában a digitális transzformációban való szakmai elmélyülés vagy egy új receptgyűjtemény.
2. Többet vagyunk együtt – személyesen a családunkkal, virtuálisan pedig külföldön élő barátainkkal és a flow-s kollégáinkkal. (Még új dolgokat is megtudtunk egymásról!).
3. Lett időnk töltődni – lassulunk, játszunk, alszunk, főzünk, mozgunk, és hagyjuk a pénztárcánkat is regenerálódni.
4. Átvettük a kontrollt a hétköznapok felett – elkezdtük strukturálni az időnket, aminek eredményeként az évek óta halogatott külső és belső rendrakásokat elkezdtük.

Karanténból megerősödve?
A COVID19 a karanténnal egy komplex csomagot pottyant az ölünkbe: kapunk hideget, meleget egyaránt. De ha van elképzelésünk arról, hogy mit akarunk az élettől, tisztában vagyunk a saját képességeinkkel és van egy olyan kiforrott értékrendünk, amire támaszkodhatunk, akkor a FOMO keltette lemaradás érzés automatikusan feloldódik. Amivel pedig képesek vagyunk szembenézni – jelen esetben a saját FOMO tüneteinkkel –, azzal könnyebb megküzdenünk is. Segít a tudatosítás, az önreflexió, a mozgás, a meditáció, és természetesen a flow (és a Flow😊) -élmények.